Кайдзен – практика, яка була придумана на заводах Toyota, щоб довести робочі процеси до досконалості, витративши мінімум коштів на організацію виробництва. Так були сформульовані принципи відсутності великих складів, постійного контролю якості на кожному етапі роботи, спостереження за процесом в пошуках недоробок і ще багато іншого. У тому числі і система 5S, з якої зазвичай і починається вивчення і впровадження системи кайдзен.

5S: сортування, систематизація, утримання в чистоті, стандартизація, вдосконалення – принципи, на яких повинна будуватися ідеальна робота.

Вдома у нас занять не менше, ніж на роботі, так чому б не використати корисні поради в особистих цілях? 5S іноді сприймають тільки як обов’язкову прибирання робочих місць в кінці трудового дня, тому і результатів не видно. Який сенс розкладати речі по місцях, якщо ними незручно користуватися! За допомогою простого прибирання автомобіль не зібрати.

5S – це інструмент організації робочого місця для ефективного виконання функцій.

Прибирання за принципами кайдзен повинне дати певні результати. Повинно з’явитися більше місця, щоденні справи стануть виконуватися легше, а підтримка будинку в чистоті стане природною звичкою. Кайдзен має на увазі нескінченне прагнення до досконалості, тому не розраховуйте, що після одного генерального прибирання ваш будинок засяє. Кайдзен вводиться поступово і потребує часу.

Мета збирання – не просто зробити чисто. Головне завдання – створити такий простір у вашій квартирі або в вашому домі, якому буде зручно і просто прибирати. Для цього потрібно робити не так вже й багато. А багато треба думати. Від ваших рішень буде залежати швидкість і комфорт прибирання.

Інструменти, якими потрібно запастися перед чищенням: кольорові стікери (вони будуть виконувати роль канбана – значка, що маркує об’єкт), ентузіазм і готовність перевернути звичний порядок. Переходимо до системи 5S.

1. Сортування

Це чіткий поділ речей на потрібні і непотрібні, причому від останніх необхідно швидко позбавлятися.

Яким чином це зробити? Спочатку потрібно звільнити місце в середині кімнати, туди будемо відправляти тимчасово речі, для яких не знайдеться місця. Потім визначте зону, з якої почнете сортування. Обов’язково займіть те становище, в якому ви функціонуєте на місці. Якщо це робочий стіл – сідайте на стілець. Якщо це гардероб – вставайте перед дзеркалом. Якщо це кухня – стійте у раковини або біля плити. Це відправна точка, з якої ви будете вирішувати, як і що робити з речами. Беріть в руки будь-який предмет і відповідайте на декілька питань:

Наскільки мені потрібен цей предмет?
Чи потрібен цей предмет тут?
Як часто я його використовую?
Коли я брав його в руки в останній раз?

Якщо предмет необхідний в цьому місці, часто використовується і повинен знаходитися на відстані витягнутої руки, то маркіруйте його зеленим стікером. Потрібні предмети, які використовуються рідко, відзначайте жовтим.

Якщо предмет не потрібен на цьому місці, перенесіть його туди, де він повинен бути. Якщо ви не знаєте, куди його відправити прямо зараз, наклейте помаранчевий і складайте в середину кімнати. Якщо ви не брали предмет в руки більше півроку, він отримає червону мітку.

Що робити з червоними мітками? Оптимально – викинути. Філософія кайдзен несумісна з великими запасами, один з її постулатів – скорочення складських приміщень. Звичайно, не все так просто. Іноді відсутність запасів просто невигідно, але ми звикли складати «про всяк випадок» старі речі, зламану техніку, а раптом знадобиться?

Викидати мотлох і сміття потрібно без жалю!

Дайте чесну відповідь на питання, коли ви закінчите вишивати цю подушку, яку почали ще в школі на уроці рукоділля? Коли ви зберете з двох зламаних вентиляторів третій, що працюватиме? Коли знову прийде мода на таке плаття? Зараз або ніколи. Досить викинути все сміття, щоб удома стало набагато чистіше. Зрештою, тримати в будинку запорошений музей невигідно: порахуйте просто для порівняння, скільки коштує річна оренда декількох квадратних метрів в вашому районі.

2. Дотримання порядку або систематизація

Необхідні речі треба зберігати так, щоб швидко знаходити і використовувати. Це ергономіка в чистому вигляді, тільки ваш досвід і ваша практика повинні тут допомагати. Коли ви розкладає речі по своїх місцях, важливо звільнитися від шаблонів, які були закріплені в поведінці. Якщо ви звикли, що крісло стоїть завжди праворуч від дивана, тому що так його завжди ставили ваші батьки, то подумайте, може, варто розташувати крісло там, де це буде зручно?

Дізнатися, що ви неправильно складаєте речі, дуже просто. Якщо один і той же предмет постійно виявляється не на своєму місці, це просто не його місце. Ваше завдання – знайти для кожної речі такий простір, в яко буде зручно її повертати. Коли предмет зручно не просто взяти, але і покласти назад, чистота доводиться до автоматизму.

Якщо предмети використовуються разом, зберігайте їх поруч. Ближче – з зеленими маркерами. З жовтими – подалі. Дістатися до будь-якого предмета з зеленою міткою має бути легко, траєкторії ваших рухів повинні бути дуже простими. Наприклад, коробка з прикрасами вдало вписується на верхню полицю, але дістаєте ви її кожен день, а до полиці потрібно дотягнутися. Значить, це місце не підходить.

Складайте схожі речі в контейнери. Для кожного ящика столу визначте своє призначення. Якщо в одному місці ви тримаєте техніку, не складайте туди документи. Розподіліть ваші документи по різних папках. І не лінуйтеся підписувати ящики і папки!

Не бійтеся витрачати кошти на функціональну меблі та якісні інструменти. Гарні меблі – половина вашого успіху. Під час прибирання відразу поміняти обстановку не вийде, зате ви зможете намітити план змін.

Не поспішайте. Кайдзен – поступові зміни, а не революційні перетворення.

3. Зміст в чистоті

Продумайте кроки, які допоможуть кожен день утримувати будинок в порядку. Наприклад, якщо в шафі між полицями занадто велика відстань, то великі стопки речей збиваються. Щоб цього не траплялося, змініть відстань між полицями і зробіть її меншою – ви вмістите на них стільки ж речей, а морочити голову Вам вони не будуть. З урахуванням поширеності меблевих ательє таке завдання буде вам під силу.

Якщо у вас багато кімнат, у кожній має сенс поставити кошик для сміття. Так долається апатія: коли папери зі столу не хочеться нести в смітник, просто скидайте їх у кошик під столом, а один раз в день збирайте відходи з усієї квартири.

Визначте джерела сміття, крихт і бруду і поставте бар’єри на шляху: постеліть килимки перед дверима або виділіть місце для совка і щітки близько кухонного столу, щоб не бігти за ним в іншу кімнату кожен раз, коли потрібно підмести.

Такі дрібниці, які зменшують нашу роботу, здаються легким рішенням для ледачих. Але, навіть якщо ви готові кинутися мити підлогу в будь-яку секунду, вони заощадять ваш час.

4. Стандартизація

Правила збирання і чистоти повинні бути обов’язковими для всіх, а вдалі рішення повинні стандартизувати і застосовуватися на практиці. В будинку навряд чи варто розвішувати вказівки і збирати підписи з усіх членів сім’ї під графіками прибирання, але закріпити відповідальність кожного за одну ділянку роботи в усній формі буде корисно. Прибиратися мало хто любить. Але не дарма ж ми шукаємо рішення для ледачих.

Організуйте стандартизацію систему заохочень: якщо хтось пропонує нове ергономічне рішення, потрібно обов’язково зазначити це нагородою. Особливо добре спосіб працює, коли потрібно стимулювати дітей. Дитяча фантазія – найкраще джерело нестандартних рішень, навіть якщо мова йде про прибирання.

5. Удосконалення

Принципи системи повинні стати звичкою, щоб вам хотілося зробити будинок краще при кожному прибиранні. Немає сенсу щотижня сортувати всі речі в квартирі, але повторювати генеральне прибирання з нанесенням кольорових міток корисно один раз в кілька місяців. Включіть в планування бюджету кошти на оновлення ваших меблів і ремонт. Кресліть схеми розташування речей і не бійтеся робити перестановки. Оцінюйте результати за допомогою фотографій до і після.

Принципи кайдзен не відкривають Америку. Вони засновані цілком і повністю на здоровому глузді і досвіді. Але вони включені в єдину систему, яку ми всі так чи інакше вже застосовуємо (або хоча б намагаємося).

Якщо ви захотіли навести порядок на робочому столі і побачили, що прибирання забирає багато часу і сил, хочеться кинути все і повернутися до старого безладу. Але вигідніше проаналізувати причини складнощів, поставити стіл поменше або завести спеціальну полицю для зберігання паперів. Так можна вдосконалювати робоче місце, та й себе разом з ним до нескінченності. Це і буде філософія кайдзен в дії особисто для вас.